Forum Biznesowe

Spotkania biznesowe, mające stałe miejsce w profesjonalnym świecie, na dobre wpisały się w polską rzeczywistość. Temat wydaje się tyleż ciekawy, co obszerny. Poprosiłam o rozmowę panią Annę Puchalską, manadżerkę działu sprzedaży i marketingu Hotelu Kozi Gród, zajmującą się na co dzień przygotowywaniem takich spotkań.

Pani Anno, istnieje tak duży wybór i różnorodność spotkań firmowych - imprezy szkoleniowe, konferencje, bankiety czy spotkania integracyjne - że sama myśl o ich organizacji może przyprawić o zawrót głowy. Od czego zwykle zaczynają inicjatorzy takich spotkań?

A.P.: Na etapie planowania spotkania w firmie Klienta ustala się tematykę lub specyfikę danego spotkania oraz ocenę jego przydatności dla konkretnych osób biorących w nim udział. Kolejną rzeczą jest ustalenie miejsca spotkania.

Jakie elementy związane z wyborem miejsca są istotne z punktu widzenia organizatora z ramienia firmy Klienta, a jakie z punktu widzenia uczestników spotkania?

A.P.: Dla organizatora ważna jest kompleksowość oferty, jej dostępność oraz możliwość zindywidualizowania, dostosowania do specyficznych potrzeb. Elementy istotne z punktu widzenia uczestnika to m. in. skupienie wszystkich pomieszczeń w jednym kompleksie, pełne wyposażenie obiektu i pokoi, dostępność usług dodatkowych, w tym rekreacyjno-sportowych i rozrywkowych. Najogólniej rzecz ujmując chodzi o to, by miejsce było jednocześnie na tyle profesjonalne, żeby nie kojarzyło się z prywatnym wyjazdem, ale i na tyle przyjemne, żeby nie wywoływało poczucia bezosobowości czy przymusu; z atmosferą sprzyjającą skupieniu, a jednocześnie dającą możliwość zrelaksowania się.

Czym powinna kierować się osoba odpowiedzialna za wybór obiektu, w którym będzie miało miejsce spotkanie?

A.P.: Radziłabym wziąć pod uwagę trzy sprawy: kompetencje i doświadczenie pracowników obiektu, położenie obiektu i jego wyposażenie oraz zakres proponowanych usług i możliwych działań. W profesjonalnie funkcjonujących obiektach możemy liczyć na fachową pomoc w przygotowaniu oferty dostosowanej do naszych specyficznych potrzeb przy jednoczesnym przedstawieniu gotowych, sprawdzonych rozwiązań oraz sugestii organizacyjnych, z których będziemy mogli skorzystać. Miło, jeśli przy okazji obiekt będzie się znajdował w przyjemnym dla oka i ucha miejscu. Większość firm ma swoje siedziby w mieście, korzystne jest więc wybranie obiektu położonego poza miastem, jednak niewymagającego wielogodzinnego dojazdu. Biorąc pod uwagę specyfikę spotkania, przy organizacji spotkań szkoleniowych i konferencyjnych trzeba upewnić się, czy obiekt spełnia wymogi techniczne (na przykład atutem miejsca może okazać się sala konferencyjna z dostępem do światła dziennego, ale jednocześnie z możliwością zaciemnienia; sala z dostępem do bezprzewodowego łącza internetowego), w przypadku spotkań bankietowych dobrze byłoby sprawdzić, choćby wirtualnie, wystrój sali oraz przejrzeć ofertę kulinarną. Jeśli chodzi o wyjazdy integracyjne, albo zdecydujmy się na imprezę tematyczną, albo zadbajmy o to, żeby wachlarz atrakcji był na tyle bogaty, by dobrze się bawiły zarówno osoby uwielbiające dyskotekę z DJem czy karaoke, jak i te trzymające się z dala od parkietu, za to bawiące się przy grze w kręgle, billard, piłkarzyki czy darts. Można pokusić się o rozszerzenie oferty rozrywki o gry strategiczne, paintball, quady lub celowanie do tarczy na strzelnicy. Sezonowe pieczenie kiełbasek albo kulig także stanowią świetną możliwość zabawy. Sala kominkowa czy bar mogą stać się miejscem rozmów (niewykluczone, że także tych biznesowych, po godzinach), a pobyt w saunie, na basenie, czy po prostu na świeżym powietrzu może nieoczekiwanie pozwolić odstresować się, odprężyć. Ważne jest więc aby obiekt, który wybieramy oferował szerokie możliwości sportowe i rekreacyjne.

Pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia: koszty spotkania.

A.P.: Należy z pewnością rozważyć, czy zależy nam na dobrej jakości, czy chcemy zorganizować spotkanie jak najmniejszym kosztem. Pamiętajmy, że jeśli decydujemy się na więcej niż jedną usługę czy opcję, warto zapytać, czy dany obiekt ma w ofercie pakiety (np. pakiety szkoleniowe zawierające wynajem sali wraz z serwisem kawowym oraz pełną obsługę gastronomiczną). Można także rozważyć związanie się, w pozytywnym tego słowa znaczeniu, z obiektem, który wydaje nam się atrakcyjny lub po prostu sprawdził się przy pierwszym spotkaniu. Firmy decydujące się na stałą współpracę z danym obiektem (a bywa, że także ich pracownicy podczas indywidualnych pobytów) mogą liczyć na korzystne rabaty oraz terminy płatności, pierwszeństwo w rezerwowaniu pokoi oraz wszelką pomoc w organizacji dojazdu i pobytu.

Mam wrażenie, że gdyby mój przełożony, zamiast zlecić mi napisanie artykułu czy przeprowadzenie wywiadu, poprosił mnie teraz o zorganizowanie spotkania biznesowego, wiedziałabym do kogo się zgłosić z prośbą o ofertę. Dziękuję za rozmowę.

Anna Puchalska jest manadżerką działu sprzedaży i marketingu Hotelu Kozi Gród, znajdującego się na Kaszubach, w odległości 25 km od centrum Gdańska.

To prawda, że warto się zastanowić nad jakością konferencji. Moim zdaniem warto wybierać miejsca dobrze dostosowane do tego przystosowane. Mnie do gustu przypadło to miejsce http://dworgiemzow.pl/konferencje/ mała sala konferencyjna pomieści od 15-100 osób, mają tam też hotel więc dla mnie jest to duży plus.

Ja byłem ostatnio na szkoleniu w Warszawie. Spotkanie przeprowadzone bardzo profesjonalnie w doskonale wyposażonej sali szkoleniowej. Sala komputerowa miała dostęp do wifi a ponadto każdy miał własny komputer. Podobno pomieszczenie było wynajmowane za pośrednictwem tej strony http://saleszkoleniowe.biz/sale_konferencyjne.php. Warto skorzystać na przyszłość. Fajnie, że sala była blisko dworca, to nie musiałem wędrować po całej Warszawie

Bardzo ciekawy artykuł. Ja bym dodał, że równie ważne jak miejsce jest wyposażenie multimedialne sali w której ma odbyć się spotkanie i dopracowanie szczegółów organizacyjnych. Nic tak nie psuje spotkania/konferencji/szkolenia jak zbyt cicho mówiący prowadzący, niewidoczny obraz z projektora czy kiepski tłumacz.
Bardzo polecana w branży jest firma Konferental http://www.konferental.pl/ . Organizują konferencje i inne eventy ale równie dobrze można tylko wypożyczyć od nich sprzęt multimedialny a resztą zająć się osobiście.

O tak, szczegóły są bardzo ważne, raz byłam na konferencji na której był kiepski tłumacz, nam się na całe szczęście nigdy taka wpadka nie zdarzyła, bo tłumaczy bierzemy zawsze ze sprawdzonego miejsca, z biura tłumaczeń AmaR Translations, takie rzeczy są bardzo ważne, bo wpływają na opinię o firmie.

Tak naprawdę przy takim spotkaniu wszystko jest ważne, ale chyba poczęstunek odgrywa bardzo ważną rolę. U nas ostatnio było spotkanie biznesowe takie większe i zamówiono z firmy Take a Fruit soki do biur oraz boxy wypełnione owocami. Zrobiło to bardzo duże wrażenie na naszych gościach.

Zgadzam się organizując spotkanie biznesowe trzeba zadbać o fachowe tłumaczenia tekstów polecam biuro tłumaczeń amar-translations.pl są prawdziwymi profesjonalistami w swojej dziedzinie

zawsze w czasie rozmów z klientem dobrze mieć pod ręką profesjonalne tłumaczenie w mojej firmie korzystamy z usług Amar Translations

Fakt, jak się nie jest pewnym języka to na pewno tłumacz się przyda, żeby wszystko szło w stronę dobicia targu przy kontrakcie.

Na pewno nie można też zapomnieć o atrakcjach. Powinien być czas na pracę, ale też na jakąś luźną integrację, trochę rozrywki itd. Warto zadbać o jakieś atrakcje, jakieś pokazy itd.